Ресми қабылдаулар және оның БАҚ арқылы насихатталуы

0

Жоғары дәрежедегi кездесудi дайындау – сыртқы саясат ведомствосының, сол ведомствоның қолы, көзi, құлағы және аяғы мiндетiн атқаратын елшiлiк жұмысының өлшемi болып табылады.

Кез-келген ресми қабылдаулар дипломатиялық хаттамалар арқылы жоспарланып қойылады. Дипломатиялық хаттама дегенiмiз – дипломатиялық өкiлдiктер мен қызметкерлердiң жалпыға ортақ белгiленген ережелер бойынша әрекет етуi. Ол халықаралық категориялар құрамына енедi. Оның негiзгi нормаларын барлық мемлекеттер бiрдей сақтауға мiндеттi. Жаңа мемлекеттердi тануда, дипломатиялық қатынастарды орнықтыруда, елшiлердi тағайындауда, сенiм грамоталарын тапсыруда, келiсiм-шарттарға қол қоюда, ресми делегацияларды қабылдап алып, шығарып салуда, мерекелiк iс-шараларды атап өтуде дипломатиялық хаттаманың осы нормалары қатаң басшылыққа алынады. Көп жағдайда келiсiм тағдырының қалай шешiлетiнi де осы дипломатиялық хаттама қызметiнiң қалай ұйымдастырылуына да байланысты болады.

Шет ел делегациясы келмес бұрын мейман қабылдаушы жақ екi түрлi бағдарлама әзiрлеуi тиiс:

  • меймандарға арналған жалпы бағдарлама;
  • техникалық детальдарды қамтитын қосымша бағдарлама.

Жалпы бағдарламада мынадай жайттар қамтылады:

  1. Делегацияны қабылдап алу.
  2. Бағдарламаның iскерлiк бөлiмi (келiсiмдер, кездесулер, әңгiмелесулер).
  3. Қабылдаулар (таңғы ас, қонақасы және т.б.).
  4. Мәдени iс-шаралар.
  5. Белгiленген нысандарды аралау.
  6. Делегацияны шығарып салу.

Бұдан басқа мына мәселелер де ойластырылуы тиiс:

  • қабылдаушылардың жеке тiзiмi;
  • баспасөз, радио, теледидар өкiлдерiнiң қатысуы;
  • гүл ұсыну;
  • құттықтау сөз;
  • көлiкпен қамтамасыз ету;
  • қонақжайға орналастыру және т.б.

Делегация басшысы зайыбымен келген жағдайда, оған және ерiп жүрген меймандарға арналып жеке бағдарлама жасалады.

Қабылдау рәсiмiнде алдымен Құрметтi қарауыл сап түзеп тұрады. Мейманды машинадан құрметтеп түсiрiп алады да, құрметтi қарауыл офицерi сәлем бередi. Тиiстi команда берiлген соң, Әнұран қалықтап, Ту көтерiледi.

Шет ел атрибутикаға, рәмiздерге көп көңiл бөледi. Тудың, таңбаның қасиетi тек бұрынғы кеңестер одағында ғана кетiп қалыпған. Мәселен, Түркиядағы мемлекеттiк мекемелердiң бәрiнiң төбесiнде, маңдайшасында елдiң туы iлiнiп тұрады. Ту мен Елтаңбаның түрлi-түстi шағын таңбаларын тауарлардан, мәшинелерден, киiмдерден көруге болады. Елдiң барлық азаматтары Туға құрмет көрсетедi. Елге деген құрметiн Ту мен Елтаңбаның шағын белгiлерiн тағу, киiмге қадау, жарыстарға, iс-шараларға көтерiп шығу арқылы бiлдiредi.

Дипломатиялық өкiлдiктер өз ғимараттарында ұлттық жалауларын көтередi. Жалау көтерудiң жергiлiктi жерге байланысты өз ережелерi бар: таңғы сағат 8-де көтерiлiп, түнде түсiрiледi.

µлттың символы болып табылатын ту жақсы жағдайда болуы керек. Түсi оңа бастаса дереу алмастырған жөн. Қаралы күндерi ол сырыққа жартылай ғана көтерiледi. Ал мемлекет басшысы қайтыс болса, ту бiр күн бойы төмен түсiрiледi.

Егер бiрнеше мемлекеттердiң тулары қатар көтерiлетiн болса, дипломатиялық өкiлдiктердiң жергiлiктi үлкендiгiне (старшинство) байланысты мынадай тәртiппен iлiнедi:

5                3                    1                  2                 4

Елшi көлiктерiне ресми сапар барысында кiшкене ту iлiнедi. Ту көлiк қозғалысы сол жақта болған елдерде – сол жақта, оң жақта болған елдерде – оң жақта тұрады. Сондай-ақ ту мәшине тұмсығы мен маңдайына да iлiне бередi.

Елге құрметтi мейман келсе, тиiстi тұғырға сол елдiң туы да қоса iлiнедi.

Меймандарды қарсы алуда мына жайлар басшылыққа алынуы керек: келушi делегация басшысы мен қарсы алушы делегация басшысының қызмет дәрежелерi тең болғаны жөн. Егер делегация басшысы зайыбымен келсе, қарсы алушы делегация басшысы да оны зайыбымен күтiп алуы тиiс. Әдетте қарсы алуға делегация басшысымен бiрге 2-3 адам шығады.

Қарсы алу үстiнде әрбiр мейман қызмет дәрежелерiне қарай таныстырылады. Ерiп келген ханымдарға целлофанға оралған гүл шоқтары ұсынылады.

Әр елдiң ресми делегациямен сәлемдесуде өзiндiк ерекшелiктерi бар. Мәселен, Жаңа Зеландиядағы Маори тайпалары мұрындарын сүйкеп амандасса, тибеттiктер алдымен оң қолына бас киiмiн алып, сол қолымен құлағын жабады. Тiлiн шығарып ым жасайды. Жапонияда тағзым етудiң үш түрi бар: шамасы келгенше иiлiп еңкею, орташа еңкею, жай ғана бас ию. Англияда ер адамнан бұрын әйелдiң амандасу дәстүрi бар.

Таныстыру үстiнде қызмет дәрежелерi қоса айтылады. Ерлi-зайыптылар кездескенде алдымен әйелдер бiр-бiрiмен, содан соң ер адамдар зайыптарымен, одан кейiн ер адамдар бiр-бiрiмен амандасады.

Делегация құрамы бiр-бiрiне қарата сөйлегенде, сөздерiн ²Аса Мәртебелi… ханым!², ²Жоғары Мәртебелi… мырза!² деп бастағандары жөн. Кей елдерде бұған қызмет дәрежелерiн қоса айту дағдыға айналған.

Дипломатиялық өкiлдiк басшылары арасында бiр жазылмаған тәртiп бар. Қабылдауларда, тағы басқа салтанаттарда “кiм бiрiншi, кiм кейiн тұрады” деген сұрақ туындауы заңды. Бiреудiң елi қуатты болуы мүмкiн. Ендi бiреудiң елi мына елмен одақтас болуы мүмкiн. Не елiнде қауқар жоқ, не мына елмен одақтастығы жоқ елдердiң өкiлеттi өкiлдерi мұндайда көш соңында, есiк көзiнде қалып қоюы ықтимал. Ондай жағдайда наразылық туындайтынын естен шығаруға болмайды. Дипломатияда үлкендi-кiшiлiнiң бәрi ескерiледi. Елеусiз жағдай болмайды.

Қабылдауларда және басқа ресми жағдайларда елшiлер осы елде тiркелген, яғни сенiм хат тапсырған мерзiмi бойынша тұрады немесе қабылданады. Ең соңынан келген елшiге кезек соңынан тиедi. Бiрақ оған ешкiм ренiш бiлдiрмейдi. Өйткенi уақыт жылжып, бұрынғы елшiлер керi шақырылып, олардың орнына жаңа елшi келедi. Ендi ең соңғы кезекте сол қалады. Осылайша бiрiтiндеп алға жылжи бередi. Бұл – таза әдiлдiк жолы. Алфавиттiң де, саясаттың да ықпалы болмайды.

Меймандардың көлiкке отыруында да белгiлi бiр нормалар бар. Халықаралық хаттамалық тәжiрибеде мотоциклшiлер экскортының қоршап-қошеметтеуiндегi көлiк орындары аса құрметтi және құрметтi орындар болып екiге бөлiнедi. Ең құрметтi орын артқы орындықтағы оң жақтағы орын болып есептеледi (1-сурет).

1           23

æ¾ðãiçóøi

1-сурет

1-делегация басшысы; 2-қарсы алушы делегация басшысы;

3-аудармашы

Көлiктiң оң жағы тротуарға қарата ұсынылады. Алдымен ең құрметтi орынға жайғасатын жолаушы мiнiп-түседi.

Егер мейман зайыбымен келсе, онда көлiкте отыру тәртiбi төмендегiдей болады (2-сурет):

2-сурет

1-делегация басшысы; 2-қарсы алушы делегация басшысы;

3-аудармашы; 1”-делегация басшысының зайыбы; 2”-қарсы алушы делегация басшысының зайыбы;

3”-аудармашы

Егер көп орынды көлiк болса, онда меймандар дәрежесiне қарай былайша жайғасады (3-сурет):

3-сурет

Егер көлiк такси немесе жекеменшiк көлiк болса, онда делегация басшысы жүргiзушiнiң қасына, алдыңғы орынға жайғасады.

Делегация басшысы көлiкке отырар кезде, не болмаса түсер кезде есiктi жүргiзушi немесе төменгi дәрежедегi адам ашып-жабады.

Қабылдау үстiнде негiзгi мейманға арналған құрметтi орын журнал үстелiнiң оң жағындағы диван болып есептеледi. Сол жаққа қабылдаушы жайғасады (4-сурет).

4-сурет

Мейман қабылдау иесi отырған соң ғана орнына отырады. Аудармашы қалаған ыңғайда отырады.

Әңгiме 20-30 минөтке созылатын болса, жеңiл тағам (шай, кофе, жемiс-жидек, кәмпит, печенье, т.б.) ұсынылады.

Әңгiменi қабылдау иесi бастайды да, аяқтау мейманның құзырында болады. Қонақты лифтiге не баспалдаққа дейiн шығарып салған жөн.

Келiссөзге әзiрленбес бұрын бiрқатар шараларды белгiлеп алған жөн. Ол үш негiзгi сатыда өрбидi:

  • келiссөзге әзiрлену;
  • келiссөздi жүргiзу процесi;
  • келiссөз нәтижелерiн талдау және қол жеткен келiсiмдердi орындау.

Алдымен делегаттар анықталады. Мұнда екi жақты делегаттар құрамының қызмет дәрежелерiнiң бiрдей болуы қадағаланады. Келiсiм жүргiзудiң ортақ тiлi белгiленедi.

Одан соң келiсiм уақыты мен өтетiн орны нақтыланады. Мұнда екi жақты ұсыныстар есепке алынады. Келiсiм орны немесе уақыты өзгерген жағдайда, ол туралы алдын-ала хабарланған жөн.

Кездесу арнаулы жабдықталған бөлмеде өтедi. ¶стелге сусын, аласа құмырамен гүл шоқтары қойылады. Темекi шегуге рұқсат етiлсе, күлсалғыштар әзiрленедi. Келiссөз ұзаққа созылатын болса, шай, кофе, бутерброд, жемiс-жидек ұсынылады.

Келiсiм үстелiнiң басына отырудың жалпыға бiрдей ережелерi бар. Оның бiрнеше варианттары бар (5-сурет).

ДБ                  Қалған делегация мүшелерi

А

А

ДБ

Қалған делегация мүшелерi

ДБ   А

Делегация мүшелерi                                   Делегация мүшелерi

Делегация мүшелерi                                    Делегация мүшелерi

А   ДБ

5-сурет

ДБ-делегация басшысы; А-аудармашы

Егер келiссөзге үш не одан да көп тараптар қатысқан болса, онда делегация алфавит ретiмен сағат тiлi бойынша дөңгелек үстел басына былайша жайғасады (6-сурет).

А елi

ДБ   А

Делегация мүшелерi                           Делегация мүшелерi

ДБ

В елi       А                                А       Б елi

ДБ

Делегация мүшелерi

 

6-сурет

Келiссөз үстiнде үстелдiң формасының әрқилы болуының да психологиялық маңызы бар. Мәселен, дөңгелек үстел анағұрлым еркiн атмосфера қалыптастырады. Ол бiрлесе жұмыс iстеуге ыңғайлы. Дегенмен, ол үстел басында отырғандардың дәрежелерiн белгiлей алмайды.

Шаршы үстел қарсыластық атмосфера қалыптастырады. Ол қысқа кездесулерге ыңғайлы.

Келiссөзден соң келiсiмге қатысушылар әңгiменiң толық стенограммасын жазады. Онда мынадай мәлiметтер қамтылады: елдiң аты; келiсiм орны, мерзiмi, уақыты; екi жақтың келiсiмге қатысушылар тiзiмi; негiзгi қаралған мәселелер; екi жақтың талқыланған мәселелер бойынша пiкiрлерi, келiспеушiлiктерi.

Әңгiмелесу жазбасы сол күнi немесе ертесiне ұзатпай толтырылады.

Кейде екi жақ өзара кездеспей-ақ, телефон арқылы ресми сөйлесе алады. Сол бойынша тиiстi құжаттар түзiледi.

Мерзiмдi басылымдарға материалдар әзiрленедi.

Телефонмен дұрыс та нақты тiлдесудiң iскерлiк жағдайдағы келiсiммен маңыздылығы бiрдей. Халықаралық кеңесшi Диана Роулендтiң мәлiметтерiне қарағанда, жапон мәмiлегерлерi этикет қызметкерлерiн оқытуға жыл сайын 700 млн. доллар қаражат жұмсайды екен.

Телефонмен iскерлiк жағдайда дұрыс сөйлесу тәртiбi төмендегiдей:

  1. Екiншi қоңыраудан соң телефон тұтқасын көтерген дұрыс. Адамның iскерлiгi осы арқылы да бағаланады.
  2. Тұтқаны көтерген соң алдымен амандасып алған жөн.
  3. Әңгiменi бастамас бұрын алдымен сөйлесушiнiң қаншалық уақытының бар екенiн бiлiп алған артықтық етпейдi.
  4. ²Сiзге қандай жәрдемiм тие алады?², ²Сiздi ықыласпен тыңдап тұрмын!² деген сияқты сөздермен жылы шырай таныту да әңгiмелесушiлер арасын жақындата түседi.
  5. Телефон тұтқасын көтерген соң, ²Ешкiм жоқ², ²Бiр минөт күте тұрыңыз² деген сияқты сөздерден аулақ болған дұрыс.
  6. Әңгiме үстiнде сағыз шайнап, не болмаса жөткерiнiп тұру әдепсiздiк болып табылады.
  7. Әңгiменi өте сыпайы, жылы шыраймен аяқтаған дұрыс.

Джон Карнеги екеуара кездескенде адамдарға ықпал етудiң алты түрлi ережесiн ұсынады:

Бiрiншi ереже: басқа адамдардың тағдырына араласыңыз.

Екiншi ереже: күлiмсiреп тұрыңыз.

¶шiншi ереже: кез-келген тiлде адамның өз есiмiнiң ең бiр ыстық сөз болып табылатынын ұмытпаңыз.

Төртiншi ереже: жақсы тыңдаушы болуға үйренiңiз.

Бесiншi ереже: сұхбаттасыңызды қызықтыратын жайлар туралы көбiрек айтуға тырысыңыз.

Алтыншы ереже: әрiптесiңiздiң жақсы жақтарын қайталап айтудан жалықпаңыз.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ