МОДЕЛЬ ПРОЦЕДУРЫ АДМИНИСТРАТИВНОГО КОНТРОЛЯ В АКТИВНЫХ СИСТЕМАХ

0

Введение. Одно из фундаментальных открытий в мире экономики заключалось в том, что люди способны производить больше, если они кооперируется друг с другом, специализируясь в различных видах продуктивной деятельности, а затем вступает в сделки друг с другом с целью приобретения необходимых им товаров и слуг. Здесь возникает проблема организационного управления. Организационное управление – это управленческая деятельность и процессы, связанные с разработкой концепции и стратегии развития организации, пастоновки ее целей, с планированием, организационной деятелностью, распорядетельством, координированием и контролем, а при необходимости – и корректировкой ранее принятых решений[1]. При этом возникает  множество задач связанные с организацией самой активной системы Ас, т.е. организации, и системы управления Ас . Понятно, что   успешное приспособление к меняющимся местным условиям, хорошее использование местной информации, экономия расходов на передачу информации и эффективное использования дефицитного времени и внимание центра Ас – все это аргументы в пользу делегирования полномочий по принятие решений и ответственности на как можно более низкие уровни организации. Однако разного рода отдачи от масштаба говорят за то, что далеко не все виды деятельности следует передавать вниз, на уровень подразделений (структур). Пробели состоит в том, что сообщение о выполнения плана активным элементом Аэ(членом организации) должна передаваться через множество уровней структуры центру. Все это приводит к процедуре манипулированию сообщений [2]. С другой стороны, сам факт что манипулирования сообщением о выполнении плана понижает эффективность управления активной системой[3]. Децентрализация власти позволяет лучше использовать локальную сообщению, но сам факт того, решения, принимаемые на местах, базируются на сообщения, которая отсутствует в центре, обостряют проблему субъективного риска. Как следствие должно быть созданы системы оценки и контроля, сопряженные со всеми издержками связанными выполнения плана активными элементами Ас [4,5]. Эту задачу в организационном управлении традиционно решает процедура административного контроля Ак.  Но здесь остается открытом вопрос влияния процедуры Ак на эффективность управления организацией.

 В данной работе рассматривается эвристический подход к формализации процедуры Ак. Такая  формализация дает возможность, более глубже понять такие фндаментальные вопросы ТАС(теории активных систем[6]) как: суть обратной связи в управлении организационными структурами; роль процедуры Ак при получении информации о выполнениии плана активными элементами (Аэ); оценка управляемости самой организационной системы и т.д.

   Рассмотрим общую формулировку задачи управления некоторой (пассивной или активной) системой[2]. Пусть состояние системы описывается переменной yÎA, принадлежащей допустимому множеству А. Состояние системы в рассмотриваемый момент времени зависит от управляющих воздействий hÎU: y=G(h). Предположим, что на множестве U×A задан функционал Ф(h,G(h)), определяющий эффективность функционирования системы (с точки зрения управляющего органа). Величина К(h)=Ф(h,G(h)) называется эффективностью управления hÎU. Задача управляющего органа заключается в выборы такого допустимого управления, которое максимизировало бы значение его эффективности при условии, что известна реакция G(h) системы на управляющие воздействия:

                    (1)

            Выполнение этого условия тесно связано от эффектиности процедуры  адмнистративного контроля(Ак) системы. Так как значение функции G(h) ,будет максимальной  , если центр Ас знает информационо S  ходе выполнения плана активными элементами.

Цель работы. Найты условие выбора типа управления и эффективности работы процедуры административного контроля Ак активной системы, т.е. K(h)® Ŝ(Ak®Х).

Метод решения. Активными мы назвали системы, обеспечивающие функционирование коллектива людей для достижения определенных целей. Таким образом, уже в самом определении  активной  системы  предполагается  целенаправленный     характер  ее  функционирования.

Использование формальных методов для исследования функционирования активной системы Ас требует формального представления ее целей. Поведение элементов (людей) в Ас определяется     целым     рядом     факторов     престижного,     характерного,     социального, экономического, политического и прочего характера[6,7]. Всесторонний учет в формальной модели управления Ас всех этих факторов   показана в работе [1,2,5].

Для начало рассмотрим различия в управлении пассивными и активными системами. Для пассивной (например, технической) системы зависимость y=G(h) является, фактически, моделью системы – управляемого объекта, отражающей регламент его функцирования.

Иначе обстоит дело в активных системах с), т.е. системах, в каторых управляемые субъекты обладают свойством активности, в том числе – свободной выбора своего состояния. Помимо возможности выбора состояния, элементы активной систеы э) оюладают собственными интересами и предпочтениями, осуществляют выбор состояние целенаправленно (а противном случая их поведение можно было-бы рассмотривать как пассивное). Соответственно конкретизиркется и модель системы , которая должна учитывать проявления активности управляемых субъектов э). Воздействие hÎU по своей физической природе, имеет две копонета: силу и глубину. От этих компонент воздействия и зависит выбор типа управления.

Сила воздействие F – воздействие, влияющее на состояние объекта управления. Это может быть информационный сигнал, стимул, власть, авторитет, приказ, инструкция, и.т.д.

Глубина воздействие Q – степень влияние воздействия на объект управления. Сочетание силы и глубины воздействия определяет тип управления. Управление – это воздействие имеющий вид U=F&Q. Естественно на это воздействие обязательно будет реакция управляемого элемента.

Реакции  Аэ, на управляющие воздействия в нашем случае, разделили на четыре группы:

S – сопротивляемость Аэ на управляющие воздействия. Сопротивляемость выражается в нежелании выполнять плана.

I – избирательность Аэ на управляющие воздействия. Она выражается в избирательности (предпочтительности) при выполнении плана.

N – неопределенность Аэ на управляюшие воздействия. Она выражается в неопределенности или безразличии при выполнении плана.

А1 – активность Аэ. Она выражается в большом желании выполнить план.

Ĺ={S,I,N,A1} – фактически не только определяет yÎA активной системы, но дает возможность руководителю организации оценить потенциал организации и составит стратегический план[8].  Таким образом модель активной системы выглядит следующим образом:

G(h)=(h®S)& (h®I)& (h®N)& (h®A1)                    (2)

С помощью этой модели мы можем определить стиль управления организацией. При этом эффективность управляющих воздействий достигается когда G(h)=1.Это высказывание можно выразить следующей теоремой.

Теорема. Если на управляющее воздействие у Аэ реакции появятся одновременно в виде параметров {s,i,n,a1}, то G(h) принимает значение 1, только тогда, когда {f,q           } принимает значение единица.

Доказательство. Доказать эту теорему можно строя истинностную таблицу для G(h) в виде таблицы 1. Эффективность управления зависит от степени восприимчивости управляющего воздействия h элементами Ас. Для этого мы должны раскрыть социально-психологические аспекты элементов Ас, когда на Аэ производится управляющее воздействие. Для этого надо изучить отношения i,s,a1,n когда h действует на элементы Ас. При анализе таблицы 1 из 64-й позиции видна очевидность доказательства теоремы.

Таблица 1 – Истинностная таблица управляемости

  F G S A1 I N (F&G) (F&G)®S (F&G)®A1 (F&G)®I) (F&G)®N G(h)
1 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 1 1
2 0 0 0 0 0 1 0 1 1 1 1 1
3 0 0 0 0 1 0 0 1 1 1 1 1
4 0 0 0 0 1 1 0 1 1 1 1 1
5 0 0 0 1 0 0 0 1 1 1 1 1
6 0 0 0 1 0 1 0 1 1 1 1 1
7 0 0 0 1 1 0 0 1 1 1 1 1
8 0 0 0 1 1 1 0 1 1 1 1 1
9 0 0 1 0 0 0 0 1 1 1 1 1
  10 0 0 1 0 0 1 0 1 1 1 1 1
11 0 0 1 0 1 0 0 1 1 1 1 1
12 0 0 1 0 1 1 0 1 1 1 1 1
13 0 0 1 1 0 0 0 1 1 1 1 1
14 0 0 1 1 0 1 0 1 1 1 1 1
15 0 0 1 1 1 0 0 1 1 1 1 1
16 0 0 1 1 1 1 0 1 1 1 1 1
17 0 1 0 0 0 0 0 1 1 1 1 1
18 0 1 0 0 0 1 0 1 1 1 1 1
19 0 1 0 0 1 0 0 1 1 1 1 1
20 0 1 0 0 1 1 0 1 1 1 1 1
21 0 1 0 1 0 0 0 1 1 1 1 1
22 0 1 0 1 0 1 0 1 1 1 1 1
23 0 1 0 1 1 0 0 1 1 1 1 1
24 0 1 0 1 1 1 0 1 1 1 1 1
25 0 1 1 0 0 0 0 1 1 1 1 1
26 0 1 1 0 0 1 0 1 1 1 1 1
27 0 1 1 0 1 0 0 1 1 1 1 1
28 0 1 1 0 1 1 0 1 1 1 1 1
29 0 1 1 1 0 0 0 1 1 1 1 1
30 0 1 1 1 0 1 0 1 1 1 1 1
31 0 1 1 1 1 0 0 1 1 1 1 1
32 0 1 1 1 1 1 0 1 1 1 1 1
33 1 0 0 0 0 0 0 1 1 1 1 1
34 1 0 0 0 0 1 0 1 1 1 1 1
35 1 0 0 0 1 0 0 1 1 1 1 1
36 1 0 0 0 1 1 0 1 1 1 1 1
37 1 0 0 1 0 0 0 1 1 1 1 1
38 1 0 0 1 0 1 0 1 1 1 1 1
39 1 0 0 1 1 0 0 1 1 1 1 1
40 1 0 0 1 1 1 0 1 1 1 1 1
 
41 1 0 1 0 0 0 0 1 1 1 1 1
42 1 0 1 0 0 1 0 1 1 1 1 1
43 1 0 1 0 1 0 0 1 1 1 1 1
44 1 0 1 0 1 1 0 1 1 1 1 1
45 1 0 1 1 0 0 0 1 1 1 1 1
46 1 0 1 1 0 1 0 1 1 1 1 1
47 1 0 1 1 1 0 0 1 1 1 1 1
48 1 0 1 1 1 1 0 1 1 1 1 1
49 1 1 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0
50 1 1 0 0 0 1 1 0 0 0 1 0
51 1 1 0 0 1 0 1 0 0 1 0 0
52 1 1 0 0 1 1 1 0 0 1 1 0
53 1 1 0 1 0 0 1 0 1 0 0 0
54 1 1 0 1 0 1 1 0 1 0 1 0
55 1 1 0 1 1 0 1 0 1 1 0 0
56 1 1 0 1 1 1 1 0 1 1 1 0
57 1 1 1 0 0 0 1 1 0 0 0 0
58 1 1 1 0 0 1 1 1 0 0 1 0
59 1 1 1 0 1 0 1 1 0 1 0 0
60 1 1 1 0 1 1 1 1 0 1 1 0
61 1 1 1 1 0 0 1 1 1 0 0 0
62 1 1 1 1 0 1 1 1 1 0 1 0
63 1 1 1 1 1 0 1 1 1 1 0 0
64 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

Это говорит о том, что для эффективного управление Аэ в составе управляющих воздействий должны одновременно присутствовать параметры силы и глубины управления.

   Выражения  (F&G)S, (F&G)I, (F&G)N, (F&G)A1 количественно оценивает взаимоотношение Аэ с  центром. Сила воздействия F заключается в регламенте существования Ас (например, режим работы внутри Ас; правила ухода с работы и т.д.), а глубина G содержит в себе различные методы стимулирования Аэ (например, премирование, повышение в должности и т.д.). В совокупности  F&G эти мероприятия и будут управляющим воздействием, т. е.:

а) состояние хороших отношений между Ас и Аэ:

S→min, A1→max, I→max, N→min
F→max, G→max, F→max, G→min, F→max, G→max, F→min, G→min;

б) состояние плохих отношений между Ас и Аэ:

S→max, A1→min, I→max, N→min,
F→min, G→min, F→max, G→min, F→max, G→max, F→min, G→min.

При такой технологии оценивая параметров S,I,N,A1 руководитель может узнать и причину различного поведения работника, не общаясь с ним. Естественно, это резко сократит время, затрачиваемое им на коммуникацию. В зависимости от значения оценок руководитель может узнать  и степень управляемости каждого Аэ  в  Ас. Естественно, центр  при этом должен хорошо знать взаимоотношения параметров S,I,N,A1, т.е. вовремя распознавать причину изменения значений этих параметров в зависимости друг от друга.

Центр Ас очень нуждается в объективной информации, идущей к нему от структурных подразделений. От ее объективности во многом зависит результативность принимаемых управленческих решений. Однако, неравное положение отправителя и получателя информации в иерархии, зависимость последнего от первого создает угрозу искажения ее содержания. На каждом управленческом уровне происходит ее фильтрация, и до самого верха не доходит ее первоначального объема. Каждый руководитель, фильтрирующий информацию, старается отсечь то, что представляет его в невыгодном свете, и внести то, что подчеркивает его успехи. Подчиненные часто преувеличивают свои достижения и скрывают недостатки. Так как от оценки менеджером их вклада в дела организации зависит их дальнейшая карьера. Однако, искаженная информация снижает эффективность управления организацией.

 Но с другой стороны чтобы достичь эффективности управления в организации должна быть процедура Ак[9,10,11]. Чтобы показать формальную зависимость процедуры Ак и К(h), введем следующию определения.

Если цель центра обозначим как YАс(Х,W): где Х план который должен выполнить Ас, W — множество типов Аэ то задачи управления к выбору оптимального управления h=h(y)ÎU, h:A®U, т.е.  допустимое управление, максимизирующее эффективность. Другими словами, необходимо найти при каких условиях работы процедуры адмнистративного контроля будет справедливым уравнение (3).

h*ÎArgmax K(h)={hÎU½«nÎU K(h)³ K(n)}               (3).

У центра Ас существует цель YАс (Х, W) в виде планов Х и совокупность Аэ выполняющих эти планов. Точного также существует цель YАэ (xj,yi,rj), где xjÎХ,yiÎА,rjÎW. Из-за разницы (не совпадения цели) YАс (Х,W) — YАэ (xj,yi,rj) появляется необходимость процедуре адмнистративного контроля за выполнениями Х активным элементом  Ас. Здесь, Х— совокупность планов Ас которой она должна выполнять; А— совокупность состояний Ас после воздействий U; W — совокупность типов Аэ. Такое не сопадение выявляется с помощью процедуры адмнистративного контроля к), т.е.

Ак: G(h)®Ŝ (4)

Ŝ – совокупность сообщений центру о результатах действия Аэ в соответствии процедуры планирования p: Ŝ®X. Где                     Ŝ=, X=, и план, назначаемый і-му Аэ, будет определятья выражением: хj=p(Sa), іÎІ; sÎS. В качестве моделей поведения Аэ будем использовать уравнению (2).

Для того, что определить условие для процедуры Ак обеспечивающий эффектиность управления (3), проанализируем процедуру планирования.

План Х состоить из {aij(xj)} частей, здесь хjÎX – содержания плана, аі – і-тая часть этого плана. С другой стороны Х должен выполняться к заданному сроку t={t1,t2,t3, ….}. Части плана выполняемой заданному сроку выразим как  a11t1(x1)Îxa, часть плана Х, выполняемой за время t1 активным элементом Аэ. Таким образом центром Ас задается множество планов которого элементы активной системы Ас должны выполнять в заданное время t:

X={a11t1(X1),a22t2(X2), …., antn(xnn)}                     (5)

здесь t=t1+t2+….+tn.

После этого руководители структуры Ас распределяют по Аэ эти планы. При этом руковадители структуры Ас должны четко сформулировать содержания планов х12,….хn  которых активные элементы Аэі должны выполнять в заданный срок следующим образом:

x1t1=b1           t1  время ;

x2t1=b2           t2  время;

                                                …………………………………………………….                                          (6)

 xktk=bk           tk  время ;

Здес bk – содержание плана xk, xkÎХ, t=t1+t2+….+tk общее время для выполнение работы { b1,b2,….bk}. C другойстороны bkÎB работа являющееся содержанием плана Х, делится на части b1=++….+ и требует определенной промежуток времени tk для выполнения этих частей работы bk. Таким образом план Х будет функцией, B и t, т.е. Х(B,t). Исходя высше изложенных соображений алгоритм планирование можно представить в виде следующей таблиц:

Таблица 1.

Аэ Хti B b1 b2 b3 bn
Аэ

 

Аэ

 

Аэ

 

 

 

 

 

 

 

 

…..
  …. Ŝ

                     Ŝ ==e            (7)

Условие(7)  является , условием эффективности процедуры Ак

Таким образом достигается  Argmax K(h), если выполняется условие(7). Процедура Ак (4) определяет выполняется — ли условия(7). Из этого выходит, что содержание сообщений Ŝ, центру заключается в распознавании выполнении и или не выполнении условии Ŝ. В таком предположении

                              Argmax K(h) ®  Ŝ ==e                                

Выводы. Сегодня увеличения эффективности управления организационными структурами, при ограниченности ресурсов, имеет очень актуальный характер. С другой стороны, эффетивное управления активной системой, требует эффективной процедуры Ак. Так как без обратной связи руководитель организации не может принимать оперативно управленческих решений. По этому в Ас  будет разумным, если представлять передачу информации  Ŝ о выполнения плана Aэ –ом с помощью процедуры  административного контроля. Необходимость к этому возникает из-за существования в структурах Ас и между активными элементами реакции на управляющие воздействия. В этом случае искажение Ŝ информации передаваемое будет минимальным. Засчет этого эффективность управления максимизируется. Организационное управление – одно из сложнейших областей человеческой деятельности, обеспечивающий процессы планирования, организации, мотивации и контроля, направленные на определение и достижение целей производства.

В процессе своего развития управления активными системами прошло ряд этапов. На каждом из них для управления Ас был характерен определенный качественный уровень, соответствующий полноте освоения в управлении сложности и разнообразия процессов управляемой Ас. Это – объективная зависимость, носящая закономерный характер. В силу ее действия особенности управляемой Ас характеризуется существованием в нем процедуры  Ак. От структуры Ак  зависела эффективность и тип управления Ас. Эта связана с пересечением интересов центра и Аэ. Чем оно выше, тем выше эффективность управления Ас.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ